Ingfrid, jeg klarer ikke å få Anna til å fungere!
Nok en telefon fra en fortvilet leder som gjennom ÅR?? har hatt en medarbeider som ikke leverer, som slurver og ikke blir bedre! Har du snakket med Anna? Er mitt første spørsmål. Vet hun at du ikke er fornøyd? Har du fulgt henne opp med opplæring og tilbakemeldinger?

Dessverre er ofte svaret at… ja…jo… jeg hadde en liten prat i fjor.. en liten prat??  Den lille praten har tydeligvis ikke gjort “vei i vellinga”. Anna fungerer fortsatt ikke og hun har ennå sin stilling og sitt ansettelsesforhold.

Hvordan kan du da som leder være med på å utvikle prestasjoner gjennom effektive tilbakemeldinger?

Første bud må være god forventningavklaring; Enten det er forventninger til hverandre, eller forventninger og mål du har til den andres prestasjoner og atferd. Anna må vite nøyaktig hva du forventer av henne.

Grunnkriteriet for en effektiv tilbakemelding er at denne må være ment – og oppfattes som hjelpsom. Utfordringen er at mange tilbakemeldinger føles nedlatende eller som personlig kritikk, og at den som mottar tilbakemeldingen derfor kan reagere med motstand, enn å ta til seg det som blir sagt.

Undersøkelser som denne fra HBR viser at de fleste av oss faktisk ønsker oss negative- konstruktive tilbakemeldinger. Det er lærerikt og utviklingene om den blir gitt på en god måte, og med et godt hjerte!

Be om tillatelse. Dette høres kanskje rart ut, men du kan tipse om at en kritikk kommer (noe som gjør oss mer mottakelig for å høre det) hvis du starter samtalen med: “Kan jeg gi deg noen tilbakemeldinger?”

7 punkter å huske når du skal gi negative tilbakemeldinger

1. Erkjenn at alle ønsker korrigerende tilbakemeldinger – ja, selv erfarne, dyktige ansatte. Mens ledere misliker å gi kritiske tilbakemeldinger, verdsetter alle ansatte å høre det – og finner det enda mer nyttig enn ros.
2. Hvis du har noe spesielt vanskelig å formidle, vurder å gi personen fri resten av dagen. Vis medfølelse, ikke ved å dempe kritikken med falsk ros, men ved å gi dårlige nyheter direkte og deretter tilby pusterom.
3. Prøv å formidle kritikken som det positive resultatet du ønsker å oppnå, enn hva som er galt. Fokuser på hva den ansatte kan oppnå ved å jobbe annerledes.
4. Unngå å konkludere på forhånd! For eksempel: Hvis du har en ansatt som går tidlig og kommer sent. Det kan være en familiesituasjon eller et helseproblem. Fortell hva du har observert og la dem forklare hvorfor.
5. Vær konkret om den nye atferden du ønsker å se.
6. Hvis personen du gir tilbakemelding til blir veldig defensiv eller vipper helt av pinnen, prøv å holde fokus på hva du ønsker å formidle og arbeidssituasjonen. Du klarer ikke forberede deg på alle mulige reaksjoner hos andre, men kontroller dine egne reaksjoner.
7. Negative tilbakemeldinger tolkes lettere som personlig kritikk enn annen tilbakemelding, og det er derfor viktig å hjelpe den som mottar tilbakemeldingen til å forstå at dette ikke er tilfelle. Et tips her er å beskrive atferden først og så si hva denne får deg til å tenke og føle. Dette gir mottager anledning til å forstå at det er effekten atferden har som er uønsket.

HUSK; Gi mest ros!

For hver negative tilbakemelding vi får må vi motta 10 positive, for at selvfølelsen skal gå i null. Dette skriver CecilieTS i bloggposten Vær takknemlig og stå fjellstøtt.

Ros innsats – ikke evne. Carol Dweck`s forskning har vist at DET er den beste måten å holde oppe motivasjonen på og det gjør at kritikken føles mindre truende og personlig. Tross alt, hvis du har blitt fortalt hele livet, “Du er så smart!” kan en irettesettelse fort få deg til å lure: “Er jeg dum nå?”

Fokuser på atferd – “Dere har virkelig lagt mye fokus på detaljer i denne” eller “Jeg er så imponert over hvor hardt du har jobbet for å få dette gjort innenfor tidsplanen”

Med en god tilbakemeldingskultur oppnår du at Anna vet hva som forventes og hvordan hun ligger an i løypa! Ta tak i de daglige situasjonene som dukker opp og gi Anna mulighet til å forbedre seg. Ikke skygg unna “den vanskelige samtalen”, det gagner ingen!

[Tweet “Husk; Gi tilbakemeldinger som en supporter og med et godt hjerte #dumåvillevel”]